Vitales pour toutes entreprises, les réunions de travail ne doivent surtout pas être négligées. Traditionnellement et en toute logique, ces réunions se déroulent au sein même des locaux de l’entreprise, dans les salles spécialement dédiées pour cela : les salles de réunions. Seulement voilà, la tenue des réunions dans ces locaux n’est pas toujours possible pour une raison ou pour une autre. C’est le cas notamment lors des déplacements professionnels des employés ou encore et surtout lorsque les employés font du télétravail. D’ailleurs, le télétravail, temporaire ou permanent, n’a cessé de se démocratiser ces dernières années. Il peut même devenir la règle pour les années à venir à cause de l’actuelle crise sanitaire du Coronavirus. Vous ne pouvez pas vous passer des réunions à distance lors de ces télétravaux. Aussi, nous allons énumérer dans cet article tout ce que vous devez savoir sur ces réunions pour le moins particulières.
En quoi consiste la réunion à distance exactement ?
Comme son nom l’indique, la réunion à distance ou «téléconférence » ou encore « réunion virtuelle » est une réunion de travail réalisé dans un espace de réunion virtuelle. En effet, les participants à cette réunion se trouvent dans des endroits différents (dans leur domicile, dans une chambre d’hôtel, etc.). Comme pour les réunions de travail dans une salle de réunion, les réunions virtuelles sont l’occasion pour les travailleurs de collaborer plus étroitement en vue d’atteindre un objectif ou prendre une décision. Elles permettent de préserver la cohésion d’une équipe de travail. D’ailleurs, cette cohésion du groupe risque de s’effriter lors du télétravail où les collaborateurs n’ont plus l’occasion d’entrer en contact physique entre eux. L’organisation des téléconférences va permettre de les rapprocher et ainsi permettre leur plus grande cohésion, même à distance.
Au cours réunions de travail dans une salle de réunion, les collaborateurs discutent, s’échangent des documents ou des fichiers, suivent des présentations PowerPoint, vidéos, etc. C’est aussi le cas lors des réunions à distance à la seule différence que ces différents échanges se font de manière virtuelle à travers des outils de communications en lignes spéciaux.
Quels outils de réunion à distance choisir ?
Il existe actuellement une large variété d’outils collaboratifs spécialement conçus pour permettre aux entreprises d’organiser des téléconférences. Il s’agit notamment de logiciels de « visioconférence », de « web conférence » ou des logiciels d’appels vidéo chat. Les meilleurs outils de réunions de travail virtuel sont ceux qui combinent des logiciels de web conférence, des logiciels de communication audio-vidéos en direct accompagnés de logiciels de messageries instantanées (vidéos chat). Les outils les plus connus sont Google Hangouts Meet, Zoom, Skype Entreprise, Slack, etc. Ces outils peuvent aussi être utilisés pour faire des partages de support de travail à tous les participants à la réunion virtuelle. Il peut s’agir de fichiers PowerPoint, de vidéos, de documents qui peuvent être commentés en ligne par tous les collaborateurs.
Certains outils de réunion virtuelle plus sophistiqués ont des fonctionnalités plus innovantes encore. On peut citer entre autres le logiciel Scribblar et son « Whiteboard » virtuel sur lequel les collaborateurs peuvent faire du brainstorming (écrire ou dessiner leurs idées en vue de mettre sur pied un projet par exemple). Il y a aussi l’outil Tamshare et sa salle de réunion virtuelle qui permettent aux participants de partager et concevoir ensemble des documents en direct.
Ce ne sont là que quelques exemples possibilités qui sont désormais offertes aux utilisateurs des outils de réunion à distance. Il y en a encore d’innombrables autres fonctionnalités intéressantes. D’ailleurs, ce domaine est en constante évolution grâce au développement des nouvelles technologies.
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